van_paassen

Hoe is het Wob-team ontstaan?
In 2013 kregen wij te maken met een sterke toename van het aantal Wob-verzoeken. Steeds vaker werd daarbij ook bezwaar gemaakt. Eerder kregen we ongeveer 25 Wob-verzoeken per jaar. Voor 2014 verwachten we zo’n 125 verzoeken. We zochten een manier om de stroom aanvragen beter aan te kunnen en beter aan de vragen te kunnen voldoen. De oplossing vonden we in het formeren van een Wob-team, door de aanvragen beter te kanaliseren en door gebruik te maken van de informele aanpak.

“Het is geen standaard werk, dat is het leuke hieraan. Het is maatwerk.”

Hoe gaat de informele aanpak van Wob-verzoeken in zijn werk?
Het komt er in het kort op neer dat verzoeken om informatie niet automatisch formeel opgepakt en afgehandeld worden, maar dat je contact zoekt met degene die het Wob-verzoek heeft ingediend. Om gewoon eens iemand te spreken en iemand in eigen woorden te horen vertellen waarom het verzoek is ingediend, of waarom iemand een bezwaarschrift indient. De informele aanpak van Wob-verzoeken is gebaseerd op de informele aanpak die we in Gouda al jaren gebruiken bij bezwaren. Omdat Wob-verzoekers geen belang hoeven te stellen bij hun verzoek, blijkt direct contact nuttig om iemands werkelijke vraag te achterhalen. Het is geen standaard werk, dat is het leuke hieraan. Het is maatwerk. Je ondersteunt mensen eigenlijk in hun verzoek.

Het vragen naar de achterliggende reden, is dat niet in strijd met de Wob?
Mensen hoeven die vraag inderdaad niet te beantwoorden, maar het staat ons wel vrij om de vraag te stellen. We hanteren het natuurlijk niet als criterium voor het afhandelen van verzoeken. Mensen hoeven dus geen antwoord te geven als wij er naar vragen, maar in praktijk blijkt dat mensen het prettig vinden als je aandacht hebt voor hun vraag. We kunnen ze dan beter van dienst zijn. Zo blijkt bijvoorbeeld vaak dat we iemands vraag direct kunnen beantwoorden, of de informatie meteen kunnen toesturen.

"Je merkt bij deze aanpak dat de informatie die je toestuurt eerder geaccepteerd wordt. Omdat er contact is geweest waarin je afspraken hebt gemaakt”

Verloopt persoonlijk contact maken altijd soepel?
Meestal wel, de meeste mensen reageren goed en welwillend. Maar niet altijd. We hebben ook te maken met mensen die helemaal geen contact lijken te willen met de gemeente. Die geen telefoonnummer vermelden, of een nummer dat niet bestaat. Of een mailadres waar je nooit meer iets op terug hoort. Dat zijn de verzoekers die geen contact aan willen gaan. Ook dan zijn we natuurlijk verplicht het verzoek gewoon af te handelen. Je kunt misbruik niet hard maken, maar we hebben wel eens verzoeken waarvan je je afvraagt waar je het voor doet. Of waar zij het voor doen. Natuurlijk handelen we die correct af. Deze mensen ontvangen dan gewoon een besluit, via de formele weg. Dat is wel het dubbele hieraan. Door de enorme toename van Wob-verzoeken werden we gedwongen om na te denken over onze aanpak.

Er is recent veel te doen geweest rond de Wob. Wat merken jullie van die publiciteit?
Het instrument Wob-verzoek is veel bekender geworden door de berichtgeving rond misbruik. Het heeft de media natuurlijk aan alle kanten gehaald. We merken daardoor dat het instrument meer wordt gebruikt. Niet alleen door mensen die echt informatie nodig hebben, ook door mensen die proberen een dwangsom te krijgen of een conflict met de gemeente hebben. Het wordt soms gebruikt als pressiemiddel om meer aandacht van de gemeente te krijgen. Juist in die situaties werkt een informele aanpak heel erg goed. Veel beter dan wanneer je dit vervolgens weer via de formele weg benaderd. Dat wekt dan alleen maar meer agressie en weerstand op bij mensen. Je merkt bij deze aanpak dat de informatie die je toestuurt eerder geaccepteerd wordt. Omdat er contact is geweest waarin je afspraken hebt gemaakt. Ik krijg ook wel bedankbriefjes en mailtjes terug. Dat is ook wel erg leuk.

“Mensen mogen stukken inzien en opvragen, we moeten gewoon transparant kunnen werken. Die houding moet je denk ik ook wel hebben, anders moet je hier ook niet aan beginnen.”

Wat vind je een mooi resultaat van deze aanpak?
Het mooie is dat deze manier van contact aangaan twee kanten op werkt: wij krijgen meer inzicht in de behoefte van degene die een informatie verzoek indient, maar degene die het verzoek indient geven we ook meer inzicht in hoe het bij de gemeente werkt. We kunnen vertellen welke informatie in huis is, hoe lang het duurt voordat de informatie kan worden verstrekt. En dan kun je gewoon eens open overleggen over hoe het zit. We merken dat het zeker bij complexe verzoeken, of in gevallen waarbij de informatie er niet eens is, veel beter werkt om gewoon eens persoonlijk de situatie te bespreken, in plaats van deze toe te lichten in een formele brief. Het leidt tot minder bezwaarschriften.

Hoe bevalt deze manier van werken?
Goed, het is nooit saai! Het leuke is dat elk verzoek weer anders is. En het fijne aan het team is dat ik zorgen ook kan delen met mijn collega’s, dat ik er niet alleen voor sta. Daarnaast denk ik dat je eigen houding hierin erg belangrijk is. De Wob is een mooi goed in Nederland dat ook iets brengt. Mensen mogen stukken inzien en opvragen, we moeten gewoon transparant kunnen werken. Die houding moet je wel hebben, anders moet je hier denk ik ook niet aan beginnen. Het zou niet gezien moeten worden als een last, het is iets waar mensen recht op hebben.

Worden alle verzoeken nu netjes op tijd afgehandeld?
Tot nu toe wel. Maar er glipt nog wel eens iets bijna tussendoor, dat zal je altijd zien. Toevallig vorige week nog. Een Wob-verzoek was opgenomen in één van de vele mails die iemand aan een toezichthouder had gestuurd. Dat hadden we in eerste instantie niet onderkend. Toen ik dat zag ben ik er direct mee aan de slag gegaan, en uiteindelijk ben ik de brief gisteren zelf maar gaan brengen bij deze meneer. Een hele informele aanpak dus!

Nb. Dit artikel is eerder verschenen op de website van het Leer- en Expertisepunt Open Overheid www.open-overheid.nl